Apartman yönetiminde denetim, gelir ve giderlerin yalnızca bir toplam rakam olarak sunulmasından daha kapsamlıdır. Yönetimin yaptığı işlemlerin belgelere dayanıp dayanmadığını değerlendirmeyi ve sonucu maliklere açıklamayı gerektirir. Temel düzenleme Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 41. maddesinde yer alır. [1]
Denetçi kimler arasından seçilir?
Kat malikleri kurulu, denetim görevini kendi arasından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçeceği bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir. Maddedeki “kendi aralarından” koşulu nedeniyle, dışarıdan yönetici seçilebilmesi ile denetçi seçimi aynı kurala tabi değildir. (KMK m.41.) [1]
Bir muhasebe uzmanından teknik destek alınması, kanundaki denetçi seçiminin kendiliğinden yapılmış olduğu anlamına gelmez. Bu iki işlevin ayrı tanımlanması, görev ve sorumlulukların karışmasını önler. Toplu yapılarda atamaya yetkili kurul bakımından m.71 ve yönetim planı da değerlendirilmelidir. [1]
Hesaplar ne sıklıkla denetlenir?
Yönetim planı hesap denetimi için belirli bir zaman öngörüyorsa bu düzenleme dikkate alınır. Böyle bir zaman belirlenmemişse hesap denetimi her üç ayda bir yapılır. Haklı bir sebep ortaya çıktığında ise hesapların her zaman denetlenmesi mümkündür. (KMK m.41.) [1]
Bu kural, denetim raporunun sunulma zamanı ile karıştırılmamalıdır. Kanun, hesap kontrolünün aralığını ve raporun kurula iletilmesini ayrı düzenler.
Rapor ve defter düzeni
Denetçi veya denetim kurulu, yönetim planında belirtilen zamanlarda rapor sunar. Plan bir zaman belirlemiyorsa her takvim yılının ilk ayında kat malikleri kuruluna denetim sonucunu ve yönetim biçimine ilişkin görüşlerini bildirir. Rapor örneklerinin maliklere taahhütlü mektupla gönderilmesi de m.41’de düzenlenmiştir. [1]
Aynı maddeye göre raporlar, kararlar ve gerekli görülen diğer hususlar, sayfaları sıralı ve noter mühürlü bir deftere tarih konularak yazılır ve imzalanır. Bir elektronik tablo hazırlanması, bu kanuni kayıt düzeninin yerini tek başına almaz. [1]
İncelemede hangi belgeler yararlı olur?
Pratik bir kontrol için banka hareketleri, tahsilat kayıtları, faturalar, hizmet sözleşmeleri ve kurul kararları birbiriyle karşılaştırılabilir. Belgelenemeyen ödeme veya tutarsızlıklar, tarih ve tutarlarıyla raporda açıkça gösterilebilir. Bunlar örnek çalışma adımlarıdır; her bina için aynı kapsamda zorunlu bir kontrol listesi olduğu anlamına gelmez.
Yöneticinin hesap verme yükümlülüğü m.39’da ayrıca düzenlenmiştir. Denetçi bulunması, yöneticinin hesap verme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Düzenli belge sunumu ve anlaşılır raporlama, yönetimin denetlenmesini kolaylaştırır. [1]