Apartman toplantısının sağlıklı yürütülmesi, yalnızca komşuların aynı yerde bir araya gelmesine bağlı değildir. Toplantının zamanı, çağrı yöntemi, katılım hesabı ve alınan kararın konusu birlikte değerlendirilmelidir. Kat Mülkiyeti Kanunu bu başlıklar için ayrı kurallar getirir. [1]
Olağan toplantı ne zaman yapılır?
KMK m.29’a göre kat malikleri kurulu, yılda en az bir kez yönetim planında belirtilen zamanda toplanır. Planda zaman belirtilmemişse toplantı her takvim yılının ilk ayında yapılır. Toplu yapılardaki kurullar bakımından aynı maddede farklı bir düzenleme vardır: yönetim planında gösterilen zamanlarda, en geç iki yılda bir toplanılır; zaman belirtilmemişse ikinci takvim yılının ilk ayı esas alınır. [1]
Bu ayrım nedeniyle tek apartmanın takvimi bütün toplu yapılara doğrudan uygulanmamalıdır. Önce binanın hukuki yapısı ve yönetim planı kontrol edilmelidir.
Olağanüstü çağrıda nelere dikkat edilir?
Önemli bir sebep ortaya çıktığında yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri toplantı isteyebilir. KMK m.29 kapsamındaki bu çağrıda, toplantı tarihinden en az 15 gün önce bütün maliklere imzalatılacak çağrı veya taahhütlü mektup yoluyla bildirim yapılması ve toplantı sebebinin açıklanması gerekir. [1]
Bu 15 günlük hüküm, kanunda önemli sebebe dayalı toplantı için düzenlenmiştir. Olağan toplantının çağrı koşulları değerlendirilirken yönetim planı da okunmalıdır. Bir mesajlaşma grubuna duyuru bırakılması, kanunda belirtilen bildirim yöntemlerinin otomatik olarak karşılandığı şeklinde kabul edilmemelidir.
İlk ve ikinci toplantı arasındaki fark
İlk toplantıda kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlasının bulunması gerekir. Çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının yeri ve tarihi ilk çağrıda belirtilmiş olmalıdır. İki toplantı arasında en az 7 gün bulunur; ikinci toplantı ilk toplantıdan en geç 15 gün sonra yapılır. (KMK m.29–30.) [1]
İkinci toplantıda genel karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur. Ancak kanunun özel çoğunluk aradığı işlemler bu genel kurala tabi hale gelmez. Örneğin yönetici seçiminin KMK m.34’teki sayı ve arsa payı çoğunluğu ayrıca kontrol edilmelidir. [1]
Karar nasıl kayda geçirilir?
KMK m.32, kararların sayfaları noter tasdikli karar defterine yazılmasını ve toplantıda bulunan maliklerin imzalamasını öngörür. Karara karşı oy kullananların gerekçelerini belirterek imza koymaları gerekir. [1]
Uygulamada güncel malik listesi, arsa payları, temsil belgeleri ve gündemin önceden hazırlanması yararlıdır. Oy hakkı ve temsil sınırları bakımından m.31 ayrıca incelenmelidir. Bu hazırlık, kararın hangi katılımla ve hangi çoğunlukla alındığını görünür kılar.